Tegenwoordig lees je veel van de moderne werkplek of de werkplek van morgen, maar wat wil men daar nu mee zeggen? Ik ga het niet hebben over Feng shui of over andere soortgelijke zaken. Nee, in deze blog ga ik een aantal vaststellingen aanhalen en aantonen hoe Microsoft 365 daar mee kan helpen.
Werken vanop afstand
Meer en meer zie je dat mensen vanop afstand beginnen te werken. Dit heeft vooral te maken met flexibiliteit die de werkgever aan zijn werknemers geeft.
Als werkgever wil je dan toch nog de nodige werkmiddelen of tools aanbieden waardoor je medewerkers vlot met elkaar kunnen werken. Belangrijk is dat je documenten of andere data ergens centraal staan. SharePoint Online, deel van Office 365/Microsoft 365, is hiervoor één van de beste oplossing. Je kan je bestanden netjes klasseren per divisie of per project. Gedaan met die oneindige mappenstructuur waar niemand zich aan houdt en die toch altijd leidt tot een oerwoud. SharePoint Online is toegankelijk van overal waar een internetverbinding is.
Wat je dan best ook koppelt is Microsoft Teams, dat ook deel uitmaakt van je Office 365/Microsoft 365 abonnement. Hiermee kunnen je medewerkers eenvoudig samenwerken aan documenten. Men kan met elkaar gesprekken voeren via chat of bellen. Wanneer je iemand betrekt in een conversatie, dan zal men hier ook meteen een melding van krijgen. Kers op de taart, alle bestanden die hier behandeld worden, worden meteen opgeslagen op SharePoint Online. Teams kan gebruikt worden via de pc, via een browser of op smartphone of tablet.
Met deze oplossing gaan je medewerkers zonder problemen verder kunnen werken aan hun bestanden en het werk wordt steeds veilig en gecentraliseerd opgeslagen tussen de andere bedrijfsdocumenten.
Bring Your Own Device (BYOD)
Wat ook nieuw is, is dat meer en meer medewerkers hun eigen toestellen mee de werkvloer opnemen. Denk aan een eigen laptop, tablet of smartphone. Als er dan een smartphone op het bedrijfsnetwerk komt dan wil je wel dat dit op veilige wijze gebeurt. Meer en meer zie je dan medewerkers on-the-go nog snel een document aanpassen of lezen op hun smartphone. Hiermee gaat er dus mogelijks gevoelige data buiten het bedrijfsnetwerk. Stel als er dan eens een smartphone verloren gaat of gestolen wordt. Mogelijks liggen er dan gevoelige bedrijfsgeheimen te grabbel.
Met Enterprise Mobility + Security (EMS) van Microsoft 365 kan je een aantal richtlijnen afdwingen waardoor het allemaal veiliger wordt. Zo kan je via een policy verplichten om een PIN te gebruiken bij het aanmelden op de smartphone. Bij kwaad opzet komt men dan al minder snel binnen. Tevens is het mogelijke om vanop afstand bedrijfsgegevens te wissen van de smartphone. Stel dat er dan al eens een toestel gestolen wordt, dan kan je alleszins er voor zorgen dat je bedrijfsdata er af is.
Steeds up to date
Heel vaak zie je nog dat men op oude apparatuur werkt. Toestellen die reeds lange tijd afgeschreven zijn, maar toch nog goed genoeg zijn. Vaak staat hier dan ook een verouderde versie van Windows en Office op. De dag van vandaag is het cruciaal om te zorgen voor een up to date besturingssysteem en Office pakket. Naast een hele reeks van nieuwe functionaliteiten, die je productiever zullen maken, is het ook gewoon een stuk veiliger werken. KMO’s zijn één van de grootste doelgroep als het op cyberaanvallen aankomt. Zorg dat je up to date blijft en stel je niet bloot vanwege beveiligingslekken in oude software.
Met Office 365 blijft je Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc steeds up to date. Deel van Microsoft 365 krijg je ook een gratis upgrade naar Windows 10 (van Windows 7 en hoger).
