Steeds vaker kiezen bedrijven ervoor om een webinar te organiseren. Er moeten geen faciliteiten voorzien worden en deelnemers verliezen geen tijd met de verplaatsing naar je fysiek event. Anderzijds ontbreekt natuurlijk ook heel wat sociale interactie. Een webinar heeft zijn voor- en nadelen. Wat ook jouw redenen mogen zijn, in dit artikel leggen we je uit wat je moet doen om een webinar te op te zetten met Microsoft Teams.

Microsoft Teams klaarmaken voor Live Events

In Teams kan je natuurlijk ook gewone meetings of videogesprekken plannen, maar een live meeting of webinar is toch nog even iets anders. Je wil controle hebben over wie er zijn camera en microfoon aan/uit zet, je wil beter inspelen op vragen die van je publiek komen, … Dat kan met Teams Live Events.

Je dient wel een aantal dingen op orde hebben wat Teams betreft. Een licentie, een goede verbinding en de juiste rechten zijn noodzakelijk. We gaan ervan uit dat Teams reeds aanwezig is in de organisatie. Is dit niet het geval en heb je hier hulp bij nodig, laat het ons even weten.

Belangrijk is dat in Teams admin center -> Meetings -> Live event policies de juiste configuratie wordt gedaan. Hier kan je bepalen of men live events kan plannen, of automatische ondertiteling mogelijk is (voorlopig enkel als de webinar in het Engels is), wie kan deelnemen en wie de sessie mag opnemen.

Heb je toch wat hulp nodig met deze stap, neem dan even contact met ons op.

Tijd om je live gebeurtenis / webinar te plannen met Microsoft Teams

De nodige configuratie is ondertussen gebeurd is en je bent klaar om je eerste webinar met Teams te plannen. Wil je even checken of alles goed gelukt is? Ga even naar je agenda in Teams en kijk of je een Livegebeurtenis kan plannen.

Als je dit ziet kan je meteen verder naar de volgende stap, het effectief plannen. In deze stap voorzie je de volgende details:

• Titel voor je livegebeurtenis of webinar.
• Locatie waar je de webinar zal laten doorgaan, bijvoorbeeld een ruimte met goede akoestiek en camera.
• Start- en einddatum en -tijd.
• Meer informatie over je webinar.
• Tevens moet je rollen bepalen: wie is de organisator en wie de producer.

Laat ons even dieper ingaan op die rollen. De organisator heeft altijd de meeste rechten en kan ook rechten aan andere geven. De producer start en stopt het event, bepaalt wat er gedeeld wordt in het live event en is verantwoordelijk voor een correcte presentatie. Dan heb je ook nog de rol van presentator. Dit is iemand die aangesteld kan worden als presentator of moderator. Dit is de ideale rol voor een sidekick die je helpt met het behandelen van vragen en antwoorden tijdens het live event.

In de volgende stap bepalen we wie mag deelnemen aan het event en hoe we het gaan produceren. Wie mag deelnemen hangt grotendeels van je Teams instellingen af, maar in principe heb je de volgende keuzes:

• Enkel personen en groepen die jij uitnodigt
• Iedereen in jouw organisatie
• Iedereen, ook mensen buiten je organisatie. Dit is de optie die je wil hebben als je een publieke webinar wil organiseren voor de buitenwereld. Als deze optie niet geconfigureerd is, dan krijg je het onderstaande te zien.

In de volgende stap kan je bepalen of je een opname van de webinar wil maken, of je een rapport wil over de betrokkenheid van de deelnemers en of je interactie d.m.v. vragen en antwoorden mogelijk wil maken.

Dan dien je alleen nog maar op de knop Plannen te klikken. Vervolgens kan je nog de link naar je webinar ophalen die je vervolgens kan gebruiken in je marketingcampagnes.

In een volgend artikel gaan we inzoomen op hoe je nu precies je presentatie in deze webinar krijgt en er een succesvolle webinar van maakt.