Vorige week vrijdag besliste de overheid om terug naar een tijdelijke lockdown te gaan, de tweede al van dit jaar. Helemaal niet onbegrijpelijk als u de Coronacijfers volgde. Ziekenhuizen en zorgpersoneel slaakten al wekenlang een noodkreet. We moeten met zijn allen nogmaals massaal binnen blijven en ook zoveel mogelijk thuiswerken indien mogelijk. Terwijl sommigen vinden dat ze thuis productiever zijn, is het een compleet omgekeerd verhaal bij andere collega’s. Daarom geven we graag enkele tips hoe we dit beter kunnen aanpakken.

De werkplek

Een woning en een kantoor lijken in de verste verte niet op elkaar. Niet iedereen heeft de meest ergonomische bureau of bureaustoel thuis voorhanden, we moeten dus roeien met de riemen die we hebben. Probeer er toch zoveel mogelijk voor te zorgen dat u op een deftige manier zit aan een grote tafel of bureau met liefst een extra scherm.

• Verhoog een laag laptop(scherm) met boeken of een doos zodat de ooghoogte overeenkomt met de bovenkant van uw scherm.
• Zorg voor een stoel met een rugleuning of vul de ruimte op met een kussen zodat de stoel ondersteuning biedt.
• Werk niet in de donker en zorg voor voldoende licht binnen.
• Zorg voor een goede internetverbinding en dat u vanop afstand aan bestanden kan dankzij een VPN of een platform zoals Teams.

De werknemer

Het is verleidelijk om in bed te blijven liggen en gewoon de laptop erbij te nemen. En waarom zou u zelfs zich omkleden als u gezellig de hele dag in pyjama kan vertoeven. Maak deze fout niet. Kleed u aan, kom uit bed en creëer een werksfeer tijdens de werkuren. Zet geen televisie aan, de radio kan wel.

Veel mensen zeggen thuis minder productief te zijn. Grotendeels komt dit door gebrek aan groepsgevoel en structuur. Stel daarom iedere ochtend een planning op met duidelijke taken en doelstellingen die u wilt bereiken aan het einde van de werkdag. Dit kan perfect op papier of met een tools zoals Microsoft Planner. Vink iedere taak uit na voltooien, dit geeft extra motivatie om door te blijven werken aan de andere taken. Sluit zeker op tijd de dag af en blijf niet de hele avond doorwerken. Zodra de werkdag gedaan is, gaat de computer uit.

Thuiswerken zien veel ouders als de ideale vorm van kinderopvang. Niets is minder waar. Kinderen vragen om aandacht en leiden af van het werk. Behoud een vaste dagroutine, ontbijt samen en maak een korte ochtendwandeling als vervanging van het naar school brengen. Geef de kinderen vervolgens schooltaken of opdrachten zodat ze zich kunnen bezighouden en u rustig kan werken. Las af en toe samen pauzes in en beloon de kinderen met tussenin een uurtje tablet of televisie na het afwerken van een opdracht.

Haaks op mensen met kinderen, staan alleenstaanden. Zij werken volledig geïsoleerd van de buitenwereld en collega’s. Deze vorm van vervreemdheid kan leiden tot gevoelens als angst en eenzaamheid. Voor hen is het belangrijk af en toe te bewegen. Het is wetenschappelijk bewezen dat dit helpt om stress te reduceren.

De werkgever    

Als werkgever kan u voldoende doen om thuiswerk te bevorderen. En dan bedoelen we niet dat u voor iedereen een bureau en bureaustoel moet voorzien. Zorg ervoor dat medewerkers zo productief mogelijk zijn dankzij een platform dat samenwerken bevordert zoals Microsoft Teams. Dit geeft hen ten eerste de mogelijkheid om in direct contact te blijven. Daarnaast biedt deze tool tal van andere mogelijkheden. Zo kunnen uw medewerkers onder andere samen aan dezelfde documenten en projecten werken.

Zorg ook dat iedereen verbonden blijft bij de organisatie. Plan iedere dag een gezamenlijk videogesprek van ieder team en/of kantoor waarbij alle collega’s even hun zegje kunnen doen en informatie over hun werkactiviteiten kunnen uitwisselen.  

Goede afspraken maken goede vrienden. Bespreek met iedere werknemer duidelijk wat er van hen verwacht wordt en geef hen doelstellingen die ze kunnen bereiken. Zo is er achteraf geen discussie mogelijk. Accepteer daarnaast als werkgever dat de combinatie thuiswerk-kinderen de nodige flexibiliteit vergt. Daardoor kan het zijn dat ouders op zeer uiteenlopende uren werken. Waar de ene al begint om 7u ’s morgens, werkt de andere door tot 10u zodra de kinderen in bed liggen.

Gebruikt u binnen uw organisatie nog geen systeem om thuiswerk te vergemakkelijken? Moet iedereen nog via mail versie 24.576 van een Word-bestand doorsturen? Of gebruikt u een systeem, maar staat dit verre van op punt? Contacteer ons dan zeker en samen bekijken we hoe dit kunnen aanpakken.