Of u aan telewerk doet of toch aanwezig bent op kantoor, Teams komt beide partijen ten goede. De tool verbindt werknemers zodat iedereen zo productief en veilig mogelijk blijft terwijl we ons aanpassen aan de nieuwe manier van werken anno 2021. Vergaderingen, gesprekken, chatten, de vertrouwde Office-apps en workflows voor bedrijfsproccessen. Het zit allemaal in de applicatie.
Wij geven de komende weken 10 tips en talrijke trucs om de productiviteit en samenwerking in het team te maximaliseren. Vandaag volgt tip 4.
Maak meetings effectiever
Het stijgend belang van online vergaderingen valt niet te onderschatten. Het afgelopen jaar zagen we, grotendeels door de COVID-19 crisis, het aantal video-meetings ongekende hoogtes halen. Daarom is het zo belangrijk dat deze online meetings zo effectief mogelijk zijn in vergelijking met de traditionele fysieke vergaderingen. Een grote uitdaging aangezien er door het minder persoonlijke aspect frequenter afleidingen, vergadermoeheid en multi-tasking aan te pas komen. Beschouw deze vergaderingen daarom als volwaardig. Doe dit door te overwegen wat er nodig is voor, tijdens en na een vergadering. Hierdoor zal je merken dat het gesprek veel effectiever wordt.
- Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent op de vergadering. Ga eens na wat de inhoud en context van het gesprek is. Welke onderwerpen wil je zeker bespreken en welke vragen heb je? Bundel deze informatie op een consistente manier door middel van gedeelde bestanden.
- Help tijdens de vergadering de betrokkenheid te verhogen. Denk maar aan de features die Teams te bieden heeft zoals achtergrondvervaging, Microsoft Whiteboard, het digitaal afsteken van je hand, de live chat zodat je het gesprek niet onderbreekt en live captaties.
- Na afloop van de vergadering kan je de relevante content opslaan en delen met iedereen. Niet alleen je persoonlijke vergadernotities, maar ook de opname, de chat en de transcriptie.
Wilt u meer weten over Microsoft Teams? Of hiermee aan de slag gaan?
Neem dan zeker contact op met ons.