Een veel voorkomende vragen over het gebruik van Microsoft Teams is hoe we bestanden vanuit Teams rechtstreeks kunnen toevoegen als bijlage in een mail. Zonder dat we het bestand eerst lokaal op de computer moeten downloaden.

Wat als we het bestand eerst downloaden en uploaden in de mail…

Als we het op deze manier doen, wordt het soms zeer verwarrend aangezien een andere versie(s) van het bestand zal ontstaan. Geen probleem als de ontvanger de eindbestemmeling is van het document. Maar als deze persoon wijzigingen doet en het terug doorstuurt, wordt het wel even tricky aangezien er meerdere versies ontstaan buiten MS Teams om. De kracht van het “live” bewerken van bestanden in Teams met meerdere personen wordt zo volledig teniet gedaan.

In de omgekeerde richting werkt het trouwens wel makkelijker. Zo kunnen bij een bijlage in een mail meteen naar de juiste locatie in Teams slepen om deze er te uploaden.

Methode 1

Een eerste mogelijkheid is om de bestandslocatie te openen in SharePoint (dit is de motor achter MS teams waar de bestanden effectief staan. Teams is een visuele laag bovenop SharePoint). Vervolgens kunnen we het bestand selecteren en ervoor kiezen om dit te delen. Nu opent er zich een pop-up.

We kunnen ingeven met welke persoon of groep we het bestand wensen te delen. Door de klikken op de potlood kunnen we de rechten aanpassen, denk maar aan enkel lezen of de mogelijkheid het document te bewerken. Indien we het bestand delen met iemand buiten de organisatie moeten we hier ook de geavanceerde functies gebruiken toot toegang te selecteren voor specifieke personen.

Door vervolgens te kiezen om het bestand te delen, krijgen de ontvangers een koppeling naar het bestand. Opgelet! Tenzij we deze rechten achteraf gaan ontnemen, heeft deze persoon altijd toegang tot het document en ziet deze ook altijd de meest recente wijzigingen toegepast op dit bestand.

Methode 2

Stel een nieuwe mail op in Outlook en kies ervoor om een bijlage toe te voegen. Onderaan deze lijst zal je de mogelijkheid “Door weblocaties bladeren” zien staan.

Als je kiest voor het groene SharePoint icoon met Sites (Teams bestanden staan namelijk op SharePoint sites aangezien SharePoint de motor is achter Teams) dan verschijnen de locaties van de recenst geopende bestanden. Kies voor een specifieke locatie en Windows Verkenner zal deze openen in het venster. Wanneer je dit gedaan hebt, zal je een lijst zien staan van alle bestanden die zich bevinden op deze locatie. Ook kan je binnen de mappenstructuur navigeren zoals je normaal zou doen via Windows Verkenner.

Zodra je document hebt geselecteerd zal je twee opties krijgen.

Klik op “Bijvoegen als kopie” om eenmalig de huidige versie van het document te delen aangezien de ontvanger een kopie ontvangt. Wijzigingen achteraf zal deze niet te zien krijgen. Of kies voor “koppeling delen” als je toch wilt dat de ontvanger altijd de laatste wijzigingen te zien krijgt. En uiteraard, vergeet de mail niet uit te sturen naar de juiste persoon!

Nog vragen over Teams? Of wilt u dit efficiënt(er) gebruiken binnen uw organisatie? Neem dan zeker contact op met ons.