Microsoft PowerApps en Access zijn beide vergelijkbare toepassingen uit de stal van Microsoft. Maar terwijl de term Access al een goed ingeburgerd begrip is, moet Power Apps wereldwijd nog aan bekendheid winnen. Nochtans is dit een zeer handige tool die deel uitmaakt van het Microsoft Power Platform en veel verder gaat dan zijn ‘voorganger’ Access.
Wat is Microsoft Access?
Microsoft Access werd geïntroduceerd in 1992 als een eenvoudig te gebruiken tool voor het maken van relationele databases. In dit informatie management systeem kan iedereen data opslaan en analyseren. Het lijkt grotendeels op Excel, alleen zijn functies veel uitgebreider en kan men dynamisch aan de slag gaan met grote hoeveelheden data.
Dit was een ideale oplossing voor bedrijven om aan de slag te gaan met de aanwezige data en deze in een applicatie te gebruiken die veel meer opties bood dan Excel. Denk maar aan het integreren van externe data via connectors en relationele linken leggen tussen gegevens in meerdere tabellen voor het bekomen van inzichten.
Access zal niet meteen van het toneel verdwijnen
Microsoft kondigde aan dat Access zou verdwijnen uit Office 365 in april 2018. Hierop kwam men echter snel terug door zware kritiek wereldwijd. Veel bedrijven waren en zijn immers nog te afhankelijk van deze applicatie. Daarom blijven updates uitgerold worden, met als meest recent ‘Access in Office 365’ dat werd uitgebracht in 2020. Het ziet er ook niet naar uit dat Access snel zal verdwijnen van de wereldbol vermits het integraal deel uitmaakt van Office 365. Desondanks staat troonsopvolger Power Apps te kloppen aan de deur om de scepter te zwaaien.
Wat zijn Microsoft PowerApps?
Met Microsoft Power Apps kunnen we apps, workflows en aangepaste formulieren maken voor het stroomlijnen van bedrijfsprocessen door middel van een zelfgebouwde Power App op maat. Het platform helpt dus iedereen, van bedrijfsanalisten tot professionele ontwikkelaars, om samen te werken aan het ontwikkelen van bedrijfsapplicaties.
Low code / no code
Voor de ontwikkeling van PowerApps is weinig tot geen code vereist. De opzet is apps configureren in plaats van programmeren wat betekent dat voor complexe processen niet altijd professionele ontwikkelaarsvaardigheden nodig zijn. Zo wilt Microsoft dat we bedrijfsoplossingen bij elkaar kunnen klikken terwijl dit vroeger uit vele uren programmeren en maatwerk bestond.
Cross platform
Het Power Platform biedt ons zowel modelgestuurde als canvas apps die op alle mogelijke toestellen te hanteren zijn. In tegenstelling tot Access is een mobiele versie wel mogelijk via Power Apps. Hierdoor zijn de mogelijkheden vele malen uitgebreider dan vroeger.
- Modelgestuurde apps
Deze zijn gebaseerd op een datamodel waarin we bedrijfsprocessen onderbrengen. Dit kan als het ware een ERP- of CRM-systeem volledig op maat van de eigen noden zijn. Met dit relationeel systeem kunnen we allesomvattend en zeer dynamisch met data aan de slag gaan. En dat is nog maar het topje van de ijsberg. Zo zijn er eindeloze mogelijkheden op vlak van integraties, exportmogelijkheden, rapportages etc…
- Canvas apps
Deze apps zijn ideaal om manuele processen te digitaliseren zonder dat er een onderliggend datamodel nodig is. De basis is een ‘canvas’, een leeg scherm waarmee we in elk schermafmeting een applicatie bij elkaar kunnen klikken. Ideaal voor een schaalbare app die te gebruiken is op iedere type toestel. Van laptop tot tablet en smartphone.
- Combinatie van beide apps
Het is perfect mogelijk canvas apps aan te sluiten op het datamodel van modelgestuurde apps. Dit maakt de oplossing zeer krachtig vermits we op deze manier gegevens bij elkaar brengen die voor gebruikers normaal gezien op meerdere plaatsten staan: Eenvoud in gebruiksgemak door een combinatie van het beste van beide werelden. Denk maar aan een CRM-systeem waarin we in de canvas app snel registraties uitvoeren via een digitaal proces. De ingevoerde gegevens stromen vervolgens door naar de modelgestuurde app die dynamische lijsten en inzichten genereert via o.a. allerhande dashboards.
Cloudoplossing
PowerApps is een volledig cloudgebaseerde toepassing die verbinding maakt met gegevens in het onderliggende gegevensplatform (Microsoft Dataverse) of in verschillende online en on-premises gegevensbronnen (zoals SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365, SQL Server, MySQL, Oracle, IBM Db2, SAP of AWS).
Vermits PowerApps volledig in de cloud draait is dit platform uiterst veilig. We kunnen apps ontwikkelen en data invoeren zonder dat we ons zorgen moeten maken iets kwijt te raken aangezien alles wordt opgeslagen en geback-upt in de cloud. Deze functie maakt het makkelijker samen te werken en zaken te delen met collega’s die eenvoudig toegang hebben tot de clouddata.
Microsoft Access vs PowerApps
Microsoft Access biedt slechts een fractie van de mogelijkheden die het veel krachtigere PowerApps biedt. Daarnaast is PowerApps een volledig cloudgebaseerde toepassing, wat tal van voordelen met zich meebrengt in het kader van gegevensveiligheid en coöperatie binnen een organisatie. Bovendien is PowerApps ook mobielvriendelijk. De functionaliteit om mobiele applicaties te maken is standaard bij dit platform. Microsoft Access biedt deze mogelijkheid niet.
Conclusie
Waar Access jarenlang de ideale oplossing was voor bedrijfsprocessen loopt dit verhaal stilletjes aan op zijn einde. Opvolger PowerApps is vele malen krachtiger en flexibeler in de moderne wereld. Microsoft zet daarnaast de komende jaren massaal in op nieuwigheden en updates aan Power Apps en het Power Platform.
TIP: Vermits beide binnen het Microsoft ecosysteem draaien, is een migratie niet al te complex. Data en processen overhevelen van het ene platform naar het andere, van de 20e eeuw naar de 21e eeuw, kan via eenvoudige trajecten.