Huize Sint-Vincentius ontfermt zich al jaar en dag over de begeleiding en ondersteuning van jongeren en hun contexten. Hiervoor hebben ze diverse hulpverleningsmodules die ze kunnen aanbieden in de begeleiding van jongeren. Op digitaal vlak had de organisatie zelf echter de nodige begeleiding nodig. Die eer was weggelegd voor Behind Your Business sinds begin 2022. Met volle overgave hebben wij ons ontfermd over Huize Sint-Vincentius zodat zij met een gerust hart hun toekomst op IT-vlak tegemoet kunnen.

Waarbij Huize Sint-Vincentius geholpen is:

• IT-audit
• Stappenplan uitgewerkt voor de toekomst op vlak van digitalisering
• Dagdagelijkse IT-ondersteuning
• De nodige opleidingen om alle medewerkers van Huize Sint-Vincentius mee te krijgen in het verhaal
• Uitrol van een tool die cliëntregistratie vergemakkelijkt

Ine Thomassen is adjunct-directeur van Huize Sint-Vincentius met hoofdzetel te Halen. De kinderpsychologe van opleiding werkt ondertussen al 13 jaar voor de voorziening en kent de werking vanbinnen en vanbuiten. Met haar hadden we een uitgebreide babbel over Huize Sint-Vincentius zelf en over hoe de samenwerking verlopen is.

BYB is net zoals wijzelf een warme organisatie, dat zorgde voor een match tussen ons.

Ine Thomassen

“Ine, kan je ons wat meer vertellen over Huize Sint-Vincentius en het ontstaan ervan?”

Onze jeugdhulpvoorziening is ontstaan vanuit de congregatie (kloostergemeenschap) de Zusters van Sint-Vincentius à Paulo te Deinze. In 1903 begonnen zij met de opvang van de eerste kinderen in Zelem. Toen dat aantal steeg, werd er aan het klooster bijgebouwd. En tegen het einde van de Eerste Wereldoorlog, toen de zusters zorgden voor de opvang van vele weeskinderen, werd er nogmaals bijgebouwd. Dorpsgenoten, zeker de oudere generatie, kennen Huize Sint-Vincentius nog als het voormalige “weeshuis”. Rond ’60 veranderde de naam naar “Kindertehuis Sint-Vincentius” en werden de grote leefgroepen opgesplitst naar kleinere entiteiten en aparte gebouwen op de campus te Zelem. De huidige vzw Huize Sint-Vincentius werd uiteindelijk in 1978 opgericht, vervolgens werd de decentralisatie verdergezet. Heden hebben we afdelingen in Limburg, m.n. in Sint-Truiden, Herk-de-Stad, Beringen en Halen, alsook in Vlaams-Brabant, m.n. in Diest en Aarschot.

“Wat zijn zowat de dagdagelijks taken van jou als adjunct-directeur?”

Ik ben vooral verantwoordelijk voor het pedagogisch beleid, instroombeleid en inhoudelijke aansturing van hulpverleningstrajecten via de cliëntcoördinatoren. Daarnaast heb ik ook de taak gekregen om de digitalisering/IT in goede banen te leiden, want iemand vast in dienst voor IT hebben we niet. Onder de collega’s die er wat kennis van hebben, in dit geval Petra en Lieselot van administratie, verdelen we de taken.

“Wat vind jij het meest boeiende aan de job?”

De maatschappelijke meerwaarde die wij als organisatie kunnen betekenen. In mijn huidige functie heb ik minder persoonlijk contact met de jongeren en de medewerkers dan vroeger, maar ik probeer zo dicht mogelijk bij de teams te staan. Het geeft me enorm veel voldoening om de groepen in te lopen en met de jongeren bezig te zijn.

“Wat gaf Sint-Vincentius de doorslag om voor Behind Your Business te kiezen?”

Via andere voorzieningen vernamen we wat Behind Your Business te bieden heeft. Onze vorige IT-partner bevond zich aan de andere kant van België, daarom zochten we een betrouwbare partij dichterbij huis. (ter info de afstand van Alken naar Halen bedraagt slechts 21 kilometer).

Het verhaal dat BYB brengt in de sociale sector is iets dat ons aansprak vanaf het begin. Behalve digitalisering naar de cloud, zagen we ook de meerwaarde in de applicatie Jeugdlink*.

We zijn bij vergelijkbare tools gaan horen, maar voelden veel meer animo voor BYB en Jeugdlink. Niet alleen door de applicatie zelf, maar ook op vlak van de communicatie die er gebeurde. Er werd niet gepusht om te verkopen ondanks de commerciële insteek. BYB is net zoals wijzelf een warme organisatie, dat zorgde voor een match tussen onze organisaties.

“Wat was de grootste uitdaging van het project?”

Tot 2015 werkten wij nog met pen en papier. Toen namen we de eerste stappen op digitaal vlak door de implementatie van een server, die nodig was om een cliëntregistratieprogramma te laten draaien. We hebben de laatste jaren ingezet op digitalisering, maar altijd ad-hoc. We gingen ondoordacht te werk en plakten pleisters op wonden. De grootste uitdaging was een digitale strategie uit te werken voor de toekomst. Als grote organisatie zijn wij vrij log om te bewegen en het is niet simpel iedereen mee op de kar krijgen, gezien het hele IT-gebeuren toch wel wat verder staat van de kerntaak van begeleiders. Tevens bleek de bestaande IT-infrastructuur gelijktijdig aanpassen ook een uitdaging.

“Kunnen we zeggen dat het geslaagd is om iedereen mee te krijgen?”

Ja gelukkig, want dit moest ook wel. Bij onze job komt er nu eenmaal wat administratie bij kijken. De laatste jaren is alles enorm veranderd waardoor het noodzakelijker werd om in te zetten op digitalisering. Iedereen zag die nood, maar bijbenen was wat lastiger. BYB nam de tijd om iedereen warm te maken en mee te krijgen in het verhaal om over te schakelen naar de cloud. We ervaren dat niet iedereen even enthousiast is en dat er verschillen zijn in snelheden van “ermee weg zijn”, maar zijn er wel in geslaagd om de omschakeling binnen de hele organisatie te maken.

“Op welk vlak hebben we jullie positief verbaasd?”

De mate van instant support wanneer we het nodig is. We hebben best wel veel IT-vragen, maar worden altijd snel geholpen. Zowel ter plaatse of vanop afstand. En wat we ook nodig hadden was IT in mensentaal. Alles is zeer helder uitgelegd wat we moeten doen om de komende 10 jaren goed te zitten op digitaal vlak. We zijn vooral opgelucht dat we gereed zijn voor de toekomst met het opgestelde stappenplan.