Je staat op het punt om Microsoft Teams uit te rollen binnen je bedrijf? Graag helpen we je daarbij, maar stel nu dat je deze taak zonder onze hulp op je schouders neemt. Je vraagt je misschien af: Hoe implementeer ik Microsoft Teams het best? Hoe kan ik ervoor zorgen dat Microsoft Teams een succes wordt in mijn bedrijf? Hier geven we je gratis 10 tips hoe je best aan de slag gaat en waar je best voor oplet.

Dit is een lijst van ervaringen die we hebben opgedaan bij de verschillende implementaties die we reeds hebben uitgevoerd. Heb je toch nog vragen, laat het ons weten.

1: Zorg voor de juiste strategie

Begin er niet zomaar aan. Zorg dat je een plan of strategie hebt. Begin klein, maar zorg ervoor dat het goed is. Ga op zoek naar personen in de organisatie die je kunnen helpen. Verzamel feedback en doe er iets mee. Onderstaand kan je een strategie terugvinden waar wij voorstander van zijn.

2: Stel je stakeholders samen

Net zoals bij eender welk project dat je op de werkvloer wil starten, zorg dat de sleutelpersonen betrokken zijn. Vaak zijn dit verantwoordelijken van bepaalde afdelingen of personen die een bepaalde groep vertegenwoordigen. Teams gaat vaak over je hele organisatie en heeft impact op communicatie en collaboratie (samenwerking). De kans is dus groot dat heel wat personen betrokken zijn die een ‘stake’ (aandeel) hebben in dit project.

3: Zoek je Teams-kampioenen

Onmiddellijk gaat een aantal mensen op de werkvloer meteen gewonnen zijn voor Teams. Het is een zeer eenvoudige applicatie die zoveel mogelijkheden te bieden heeft. Breng deze mensen in kaart. Spreek ze aan en betrek ze in je verhaal. Probeer ze eventueel nog enthousiaster te maken zodat ze hun nieuw gevonden liefde voor Teams verder verspreiden in de koffiehoek.

4: Zorg voor een kader

Met een kader bedoel ik governance, structuur, richtlijnen. Werk iets uit dat past binnen je organisatie. Zorg ervoor dat mensen zich niet moeten afvragen: is het OK als ik dit deel op Teams? Moet dit nog via mail? Waar moet ik deze documenten plaatsen? Op SharePoint of op Teams?

Richtlijnen brengen rust in de hoofden van mensen en voorkomen verwarring of zelfs chaos.

5: Weet waar je mee bezig bent

Dit spreekt voor zich. Je wil iets overbrengen naar andere mensen. Zorg er zeker voor dat je zelf weet wat allemaal mogelijk is met Teams. Pas dan kan je eigenlijk je kennis goed overbrengen naar anderen. Voel je je hier niet comfortabel bij? Laat je dan bijstaan door anderen, zoals deze partij bijvoorbeeld.

6: Zet de quick wins in de verf

Teams kan veel, heel veel zelfs. Zorg ervoor dat hetgeen je laat zien meteen een indruk nalaat. Kies voor functionaliteiten waarvan de gebruikers zeggen, dat moet ik hebben. Laat hen zien hoe ze beter met elkaar kunnen samenwerken, beter informatie delen, … Deze dingen zullen blijven hangen en creëert zin in meer.

7: Upper management moet all-in gaan

We hadden het al over stakeholders, maar upper management of de directie die vaak dit soort projecten van een afstand volgen moeten er ook volledig achter staan. Ze zeggen wel eens “lead by example”, het is in dit geval niet anders. Wanneer de hoogsten in rang het goede voorbeeld geven, dan zal de rest volgen.

8: Breng je conversaties naar Teams

Tracht je conversaties zoveel mogelijk naar Teams te brengen. Denk aan projecten, meetings, bedrijfscommunicatie. Zorg dat Teams de standaard applicatie wordt waar dit soort dingen besproken wordt.

9: Maak het zichtbaar op de werkvloer

Communicatie is altijd cruciaal. Hoe meer mensen weten wat er gaande is hoe beter. Zorg voor flyers, posters,… Zet een campagne op samen met de marketing afdeling waardoor het nieuws over Teams zich snel zal verspreiden. Hoe meer zielen in Teams, hoe meer vreugde.

10: Verzamel feedback en doe er wat mee

Nu Teams ingeburgerd is in de organisatie zal er vast en zeker wat feedback naar boven komen, ook tijdens de middag en in de koffiehoek. Iedereen heeft zijn eigen mening en daar zullen er positieve en negatieve bij zitten. Probeer deze op de vangen via verschillende kanalen. Evalueer welke zinvol zijn, probeer niets als kritiek te zien. Als iemand een opmerking heeft, dan is hier een reden voor. Stuur bij waar nodig en blijf dit proces herhalen.

Heb je na het lezen van deze tips toch nog wat hulp nodig? Laat het ons zeker even weten.