Voor veel organisaties zijn Excel en Word hun favoriete werkmiddelen om hun interne processen tot een goed einde te brengen. Hoewel Excel of Word bestanden zeer veel vrijheid bieden zal u er ondertussen ook al achter zijn dat u er uw organisatie niet mee naar een hoger niveau zal brengen.
Enkele voorbeelden:
- In heel wat bedrijven zal je personeelsdossiers terugvinden in de vorm van een Word of Excel bestand.
- In heel wat bedrijven wordt prijsberekening gedaan in Excel en wordt de offerte gemaakt in Word.
- In heel veel bedrijven wordt de planning van personeel in Excel gedaan.
- In heel wat bedrijven worden de facturen in Word opgesteld.
Sta me toe je een kort verhaal te vertellen: Er was eens een bedrijf dat begon als een kleine eenmanszaak. Daar er weinig middelen waren verkoos men om het meeste werk in Excel en Word uit te voeren. Initieel ging dit eigenlijk wel heel goed. Men kon kolommen en tabs in het Excel bestand toevoegen naargelang de noden. Met de jaren kwamen er meer en meer klanten. Daarnaast kwamen er plots drie vestigingen bij. E-commerce moest ook anders liep je achter. En plots…werd het allemaal niet meer zo eenvoudig met die Word en Excel bestanden. Het werd onoverzichtelijk en processen begonnen meer en meer tijd in beslag te nemen vanwege manueel werk. Tevens werd er hier en daar ook iets vergeten. Enkele andere problemen:
- Het werd onmogelijk om goed op te volgen waar een bestelling zat in het verkoopproces.
- Een huzarenwerk om nieuwe leads bij te houden en de aandacht te geven die nodig was.
- Twee extra personeelsleden op de administratie omdat men bepaalde gegevens wel drie keer moesten ingeven in verschillende systemen.
- Het is niet mogelijk om de laatste gegevens terug te vinden van een klant omdat er meerdere versies van de klantenlijst circuleren in het bedrijf.
- Facturen blijven liggen omdat men opkijkt tegen de berg manueel werk die vereist is om een correcte factuur te maken (planning -> prestaties -> facturatie)
Dit is helaas de realiteit. Dit komen we helaas heel vaak tegen. Het moeilijke aan dit verhaal is dat dit soort bedrijven vaak weinig tot geen IT in huis heeft omdat dit nooit echt nodig was. Men heeft ook weinig ervaring met dit soort projecten. Wat brengt dat met zich mee? Welke kosten? Eens je in deze situatie zit is het vaak ook niet eenvoudig om dit zomaar even te optimaliseren. Hier zijn projecten voor nodig, die kosten met zich meebrengen. Wil men echter naar een hoger niveau dan gaat men toch actie moeten ondernemen. Wat nu?
Weet dat hier heel goede software oplossingen voor bestaan. Ooit al van CRM of ERP gehoord?
Wat is CRM? CRM staat voor Customer Relationship Management. Klantenbeheer zeg maar. Je kan hier je verkoop of sales, marketing en klantenservice in onder brengen. Alles is dan ook te koppelen aan elkaar waardoor je een 360° beeld krijgt van je klant.
Wat is ERP? ERP staat voor Enterprise Relationship Management. Hier ga je je interne processen digitaliseren en stroomlijnen. Dit kan verkoop zijn, maar evenzeer handel of productie waar je stock moet bijhouden.
Waarom zou je nu je processen willen stroomlijnen binnen je bedrijf? Wel zo werkt iedereen volgens de zelfde weg en ben je er zeker van dat er zeker geen stappen overgeslagen worden. Tevens zullen dit soort systemen je begeleiden doorheen het traject.
Als we een studie uitvoeren is dit vaak ook één van de oplossingen die quasi meteen resultaat oplevert. Super belangrijk is natuurlijk wel dat er voldoende aandacht wordt besteed aan de verandering binnen de organisatie die dit met zich meebrengt.
PS: Begrijp ons niet verkeerd..Word en Excel zijn fantastische producten waar je niet zonder kan. Het is echter niet nodig om al je interne processen er in te verwerken. Gebruik ze waarvoor ze ontwikkeld zijn.
