Je hoort het iedere dag op de radio, ziet het iedere dag in het nieuws en leest er iedere dag wel ergens iets over. Het is onze ambitie niet om de mensen nog meer angstig te maken over het coronavirus. Stel echter dat er mensen binnen het bedrijf dit hebben of uit veiligheid liever thuis willen werken. Kan dit? Wat is de policy hierover in het bedrijf en kan een medewerker zomaar thuis werken? Zijn daar de nodige faciliteiten voor?

7 tips om efficiënt samen te werken op afstand met Microsoft Teams

Het lijkt misschien een hele uitdaging, maar het hoeft helemaal niet zo complex te zijn. Er zijn vandaag de dag heel wat technologieën die het zeer eenvoudig maken om thuiswerk te faciliteren, denk aan Microsoft Teams. In dit artikel gaan we kijken hoe Microsoft Teams een oplossing kan zijn om thuiswerk te vereenvoudigen binnen je bedrijf.

Maak duidelijke regels en afspraken

Voor de meeste werknemers is het absoluut wel duidelijk dat er thuis gewerkt moet worden zoals men dat op de werkvloer zou doen. Heb je bang dat bepaalde medewerkers het moeilijk hebben met deze situatie? Bespreek dit dan. Let wel dat het een andere omgeving is. Er kunnen meer afleidingen zijn dan op de werkvloer, men kan minder gemotiveerd zijn omdat ze nu minder dicht bij bepaalde collega’s zijn, er kunnen heel wat redenen zijn.

Bespreek goed met je medewerkers waarom er best thuis gewerkt wordt en stel hun gerust dat men voorzien zal zijn van de juiste hulpmiddelen om hun werk op dezelfde kwalitatieve wijze te doen.

Zorg dat er samen gewerkt kan worden

In bedrijven moeten mensen altijd wel in een bepaalde vorm met elkaar samen werken. Men werkt misschien samen aan een project of een dossier. Zorg dat er een plek is waar men deze data en conversaties kan samenbrengen. Probeer communicatie zoals e-mail te vermijden daar dit niet erg persoonlijk is. Chat of video gesprekken zijn hier betere opties. In Teams kan je een Team maken met daaronder kanalen. Een Team kan een divisie zijn en je kan per project bijvoorbeeld een kanaal maken. In dat kanaal kan men dan alles netjes centraliseren.

Afbeeldingsresultaat voor teams channel

Centraliseer je documenten en bestanden

Alles wordt meer en meer digitaal. Vaak werkt men aan documenten of andere bestanden binnen een kantoor. Het kan ook zijn dat jij aan iets moet werken, waar nadien iemand anders aan moet verder werken. Zorg ervoor dat je bestanden ergens centraal staan. Het is alleen maar tijdverlies als je bestanden over en weer moet sturen. Hieruit komen versieconflicten of andere misverstanden.

Documenten en andere bestanden kunnen gecentraliseerd worden in Google Drive of Dropbox, maar beter zou zijn dat de bestanden gecentraliseerd bij het dossier, project of divisie waar ze thuis horen. In Teams kan je de bestanden koppelen aan een bepaald Team of kanaal wat een dossier of project kan vertegenwoordigen.

Afbeeldingsresultaat voor teams files

Plan regelmatig meetings

Het is belangrijk dat collega’s weten van elkaar waar ze mee bezig zijn. Projecten moeten evenzeer vooruit en dossiers moeten evenzeer afgewerkt worden. Stafmeetings die wekelijks gebeuren, status meetings, … eigenlijk kunnen al deze meetings nog gewoon doorgaan, breng ze alleen digitaal.

In Microsoft Teams kan je perfect virtueel meetings voeren met heel wat mensen. Dit kan gepland of dit kan gewoon in je Teams kanaal. In Teams kan je zelfs heel eenvoudig je agenda en notities bijhouden/tonen.

Afbeeldingsresultaat voor teams video

Zorg voor een virtuele koffiehoek

Mensen blijven mensen en er moet af en toe eens over wat anders gesproken worden dan het werk. Zorg voor een team in Teams waar dit mogelijk is. Tevens is er nog een de één op één chat die gebruikt kan worden voor wat meer persoonlijke zaken.

Meten is weten

Microsoft Teams heeft een mooi analyse dashboard waar je een heel goed beeld krijgt van het gebruik. Welke teams zijn actief, welke gebruikt en waar zijn de meest gebruikte functionaliteiten. Al deze zaken kan je er zeer eenvoudig uithalen. Gebruik deze data om de werking in de verschillende teams te verbeteren.

Afbeeldingsresultaat voor microsoft teams analytics

Respecteer elkaar

Thuiswerken kan voor sommige medewerkers een hele uitdaging zijn. Mogelijks hebben ze thuis geen gepaste ruimte, misschien zit men met kleine kinderen of andere factoren die het moeilijk maken. Als men dan noodgedwongen thuis moet blijven en toch werk wil verzetten, dan is het handig dat men de juiste middelen heeft. Respecteer elkaars situatie en steun mekaar.