De tweede lockdown al van dit jaar, zoveel mogelijk telewerken is terug de norm. Natuurlijk zijn er sectoren zoals grootwarenhuizen en fabrieken die onmogelijk hun taken vanop afstand kunnen uitvoeren. Maar voor het overgrote deel van de kantoorjobs is telewerken wel mogelijk. Vooral dankzij tools zoals Microsoft Teams die samenwerken vanop afstand optimaliseren. Wilt u weten wat de meerwaarde is en hoe u hiermee aan de slag gaat? We leggen het voor u uit.

De meerwaarde van Teams

Kort samengevat is Teams een communicatieportaal om medewerkers digitaal te verbinden met elkaar. In dit portaal kunnen ze samen met collega’s werken aan bestanden en projecten. Een uitgebreidere omschrijving vindt u hier.    

• Net zoals u iedere ochtend kijkt of er mails zijn binnengekomen, kan u in Teams zien of er updates zijn rond bepaalde bestanden, taken en projecten binnen uw organisatie.
• Medewerkers kunnen tegelijkertijd werken aan hetzelfde Word-, Powerpoint- of Exceldocument. Ze zien het in realtime wanneer iemand anders aanpassingen doorvoert.  
• Communicatie met anderen is zeer eenvoudig dankzij chat, bellen en videobellen. Zowel privé als met een hele groep.  
• Nieuwe features verschijnen in een enorm tempo en techgigant Microsoft luistert zeer goed naar feedback van gebruikers. Veel van de nieuwe tools komen er op vraag van de markt.
• Niet alleen de interne werking wordt gestroomlijnd, Teams zorgt ervoor dat externe gebruikers (tijdelijk) veilige toegang hebben tot documenten en chats zonder cruciale bedrijfsgegevens bloot te geven.
• Applicaties van derden kunnen zeer makkelijk geïntegreerd worden. Denk maar aan onder andere Salesforce, Zendesk, Mailchimp, Jira, Azure, Trello en Adobe. “One tool to rule them all“. In plaats van meerdere applicaties te openen, kunnen we deze allemaal raadplegen binnen Teams zelf.
• Teams is gelinkt met SharePoint en OneDrive, maar daarnaast kunnen ook documenten van Dropbox of Google Drive gecentraliseerd worden in de applicatie.

Aan de slag met Teams

Microsoft Teams zit al tal van Microsoft 365 licenties. Het verschil zit hem in de opties. Bekijk op de site van Microsoft de verschillende soorten licenties en kies welke het beste bij uw organisatie en haar noden aansluit. Download vervolgens de applicatie van Teams, zowel de desktopversie als de mobiele versie voor smartphones en tablets.

Open de app en begin met het aanmaken van teams, deze kan u verder onderverdelen in kanalen.
Denk maar aan een team ‘sales’ en daaronder de kanalen ‘leads’, ‘vaste klanten’, ‘concurrenten’ en ‘partners’. Binnen een kanaal is het mogelijk via de tabs koppelingen toe te voegen.

Uiteraard is dit slechts een beknopte beschrijving van de talloze mogelijkheden. Heeft u nood aan partner die u met zijn expertise op weg kan helpen? Wij begeleiden u graag tijdens de transformatie naar digitale samenwerking via Teams. Contacteer ons gerust voor de mogelijkheden.